Stok takip programı için olmazsa olmaz 5 özellik!

Uzatmadan konuya girelim. Eğer perakende satış mağazanız varsa bir stok takip programı kullanmaya mutlaka ihtiyacınız vardır. Küçük bir işletme sahibi olarak, hata olasılığını en aza indirgemek kârlılığınızı arttırmak ve emeğinizin karşılığı için çok önemlidir.

Defter veya bir Excel tablosu ile yapılan manuel stok takibi, stok ve kâr kaybına yol açabilecek insan hatalarına oldukça elverişlidir. İşte en iyi stok yönetimi yazılımı arayışınız sırasında araştırmanız gereken 5 temel özellik.

1) Fiyat

Bulut tabanlı yazılım çözümlerinin kullanıma sunulması sayesinde, küçük işletmelerin stok yönetim yazılımları her zamankinden daha hesaplı hale geldi. Dışarıda sadece herkesin kullandığı çözümlerden birini satın almak ilk etapta cazip gelse de, tekrar düşündüğünüz zaman bu kararınızdan vazgeçeceksinizdir. İhtiyaç duymayacağınız bir dizi özellik için ödeme yaparak kendinize finansal olarak büyük zararlar verebilirsiniz.

Bu nedenle stok takip programının maliyetinden önce neye ihtiyacınız olduğunu düşünmelisiniz. Mevcut iş planınıza ve modelinize göz atın ve kendinize aşağıdakileri soruları sorun:

  • Program benim hangi problemlerimi çözecek?
  • Mevcut sürecinizin sorunlu noktaları nelerdir?
  • Yazılım işinizi daha verimli yürümesine yardımcı olacak mı?

Bu soruların cevapları, ihtiyaç duyacağınız özellikleri belirlemeniz konusunda size yardımcı olacaktır.

Ürün stok seviyelerini ve satılan malların maliyetini takip edecek bir programa ihtiyacınız varsa, ayda çok cuzi fiyatlara stok takip yazılımına sahip olabilirsiniz.

2) Kullanım Kolaylığı

Maliyet önemli bir rol oynasa da, yazılımın kullanılabilirliği de belki de programın maliyeti kadar önemli olmalıdır. Bir programa karar vermeden önce, sizin ve çalışanlarınızın bilgisayar programı kullanımında teknik açıdan ne kadar bilgili olduğunu göz önünde bulundurmalısınız.

Tercih edeceğiniz programın temel çalışma süreçlerini ve stok yönetimini öğrenmek personelinizin ve sizin saatlerinizi alacaksa ve programı kullanmayacaksanız o programı tercih etmek oldukça mantıksızdır. İşe aldığınız her yeni çalışanı eğitmek için saatler harcamak zorunda kaldığınızı düşünün, hem sizin hem de çalışanınızın zamanı boşa gidecektir.

Bir işletme sahibi olarak, tedarikçilere verdiğiniz satın alma siparişi verilerini bulmak için sisteminizde zorlanıyorsanız, daha kullanıcı dostu bir çözüm düşünmek isteyebilirsiniz. Düz vites kullanmayı bilmiyorsanız, düz vites bir araba alır mısınız? Büyük ihtimalle hayır. Ama aldıysanız, düz vites arabayı kullanmak için zaman ayırmak zorundasınız. Aynısı stok yönetimi yazılımlarında da geçerli. Eğer öğrenme eğrisi sizin ve çalışanlarınız için çok yüksekse, uzun vadede bu eğitim süreçleri işinize zarar verebilecek çok fazla zaman, enerji ve paraya mal olacaktır.

Aynı zamanda piyasada bulunan çok fazla mağaza yönetim yazılımı ve stok takibi uygulamaları eğitimler için çok ciddi ücretler talep etmektedirler. Her çalışan için siz kendiniz bir eğitim yapmadığınız zaman programın sahibi şirketler sizden saatlik inanılması güç ücretler talep edebilirler.

3) Raporlar ve Analizler

Bu günlerde, her konuda veri oldukça popüler. Müşteri alışkanlıklarının anlaşılmasında verilerin önemli bir rol oynadığını inkar edemeyiz. Bu veriler anlamlı hale getirildiğinde başarılı reklam kampanyaları düzenlenerek mağazaların satışlarını ve karlılıklarını arttırmak mümkün.

Veri toplamanın ötesinde, stok yönetim programlarının bu bilgileri kullanıcılarına düzgün ve düzenlenmiş şekilde sunması gerekir. Tüm bunların ne anlama geldiğini anlamak için çok uğraşmak zorundaysanız, veri sahibi olmanın ne anlamı var? Stok yönetimi yazılımlarının çoğu, ihtiyaç duyduğunuz önemli metrikleri sağlayan önceden tanımlanmış raporlara sahiptir. Yenilikçi stok takip programları ise bunu bir adım daha ileriye taşıyarak işiniz için önemli olan benzersiz bilgileri görmeniz için detaylı raporlar sağlamaktadırlar.

Sektörünüze bağlı olarak, yeni malzeme / ürün sipariş etme sürecini kısmen veya tamamen otomatik hale getirebilen stok yönetimi yazılımı kullanmak işinizi kolaylaştırabilir. En azından hangi ürünlerin stokta olmadığını bilmenizi sağlayan bildirimlere veya raporlara sahip olmanız işinize hakim olmanıza ve satış kaçırmamanıza yarayacaktır.

Bu tip programlar herhangi bir cihazdan çalışabildiği için çalışanlarınız cep telefonlarına indirecekleri bir uygulama sayesinde depoda ya da mağazada hangi üründen kaçar adet olduğunu sadece bir saniye içerisinde öğrenebilir. Bu sayede müşteriyi beden sorarken bekletmemiş olursunuz ve satış alma süreçlerini hızlandırabilirsiniz.

4) Çoklu Konumlar

Mağazaların stok yönetimi zordur. Hele birden fazla şubeye sahipseniz stok takibiniz daha da zorlaşacaktır. Birden fazla şubeniz varsa veya yeni şubeler açmayı planlıyorsanız, stoğunuzu yönetmeye yardımcı olacak tek bir program kullanmak çok daha mantıklıdır. Yatırım yaptığınız programın büyüyen işletmenize ayak uydurabileceğinden emin olun ve yeni sistem üzerinden yeni şube oluşturmanın çok kolay olmasına dikkat edin.

5) Destek ve Eğitim

Bazı işletme sahipleri, kaliteli müşteri desteğini göz ardı etmektedir. Yeni bir mağaza programı satın aldıktan sonra gerçekleşmesini istediğiniz son şeyin nasıl kullanılacağını anlamadan bir kenarda durmasıdır. Eğer programı öğrenme konusunda kendinize yeteri kadar güvenmiyorsanız, yazılım sağlayıcısının eğitim verdiğinden ya da sizin mesai saatlerinizin içinde destek sunduğundan emin olun, aksi takdirde kendinizi çaresiz ve zarar uğramış bir şekilde bulabilirsiniz.

İşiniz için en iyi stok yönetimi yazılımını bulmak kolay değil. Fakat artık araştırmanız sırasında hangi özellikleri aramanız gerektiğini biliyorsunuz. Küçük bir aceleci kararın size çok pahalıya patlayabileceğini sakın unutmayın.