Uzatmadan konuya girelim. Eğer perakende satış mağazanız varsa bir stok takip programı kullanmaya mutlaka ihtiyacınız vardır. Küçük bir işletme sahibi olarak, hata olasılığını en aza indirgemek karlılığınızı artırmak ve emeğinizin karşılığını alabilmek için çok önemlidir.

Siz de manuel olarak kalem ve defter vasıtasıyla veya daha basitçe hazır Excel şablonu ile stok takibi yapabilirsiniz. Ancak ne var ki manuel olarak stok takibi yaparken insan hatalarından kaynaklı stok ve kar kayıpları yaşayabilirsiniz. Bu sebeple en iyi çözüm bir stok takip programı kullanmanız olacaktır. Ancak tabii ki bu stok takip programları da işlevsellik olarak birbirlerinden ayrılıyor. Herhangi bir stok takip programı kullanmaya karar vermeden önce, seçtiğiniz programın aşağıdaki 5 temel özelliğe sahip olduğundan mutlaka emin olun!

1- Stok takip programı fiyatı ne kadar olmalı?

Bulut tabanlı yazılım çözümlerinin kullanıma sunulması sayesinde, küçük işletmelerin stok yönetim yazılımları her zamankinden daha hesaplı hale geldi. Dışarıda sadece herkesin kullandığı stok takip programlarından birini satın almak ilk etapta cazip gelse de tekrar düşündüğünüz zaman bu kararınızdan vazgeçmeniz olası. İhtiyaç duymayacağınız bir dizi özellik için ödeme yaparak işletmenize finansal olarak büyük zararlar vermeyin!

Bu nedenle stok takip programı için ne kadar bütçe ayırmanız gerektiğine, şu soruları yanıtladıktan sonra karar verin:

  • Program benim hangi problemlerimi çözecek?
  • Mevcut sürecinizin sorunlu noktaları nelerdir?
  • Yazılım işinizi daha verimli yürümesine yardımcı olacak mı?

Bu soruların cevapları, ihtiyaç duyacağınız özellikleri belirlemeniz konusunda size yardımcı olacaktır.

Ürün stok seviyelerini ve satılan malların maliyetini takip edecek bir programa ihtiyacınız varsa, aylık olarak çok cuzi fiyatlara stok takip yazılımına sahip olabilirsiniz.

2- Kullanımı kolay bir program olmalı!

Maliyet, seçiminizde önemli bir rol oynayacak olsa da yazılımın kullanılabilirliği de en az o kadar önemli! Kullanacağınız stok takip programına karar vermeden önce, sizin ve çalışanlarınızın bilgisayar programı kullanımında teknik açıdan ne kadar bilgili olduğunu göz önünde bulundurmalısınız.

Tercih edeceğiniz programın temel çalışma süreçlerini ve stok yönetimini öğrenmek personelinizin ve sizin saatlerinizi alacaksa ve bu nedenle programı kullanmak bir külfete dönüşecekse o programı tercih etmek oldukça mantıksız olacaktır. İşe aldığınız her yeni çalışanı eğitmek için saatler harcamak zorunda kaldığınızı bir düşünün… Hem sizin hem de çalışanınızın zamanı boşa gidecektir.

Bir işletme sahibi olarak, tedarikçilere verdiğiniz satın alma siparişi verilerini bulmak için sisteminizde bir o yana bir bu yana aranıyorsanız, daha kullanıcı dostu bir stok takip programı kullanmak isteyebilirsiniz. Düz vites kullanmayı bilmiyorsanız, düz vites bir araba alır mısınız? Büyük ihtimalle hayır. Ama aldıysanız, düz vites arabayı kullanmak için zaman ayırmak zorundasınız. Aynısı stok yönetimi yazılımlarında da geçerli. Eğer öğrenme eğrisi sizin ve çalışanlarınız için çok yüksek olacaksa uzun vadede bu eğitim süreçleri işinize zarar verebilecek çok fazla zaman, enerji ve paraya mal olacaktır.

Aynı zamanda piyasada bulunan çok fazla mağaza yönetim yazılımı ve stok takibi uygulamaları eğitimler için çok ciddi ücretler talep etmektedirler. Her çalışan için siz kendiniz bir eğitim yapmadığınız zaman programın sahibi şirketler sizden saatlik inanılması güç ücretler talep edebilirler.

3- Rapor ve analiz özelliklerine sahip olmalı!

Müşteri alışkanlıklarının anlaşılmasında verilerin önemli bir rol oynadığını inkar edemeyiz. Bu veriler anlamlı hale getirildiğinde başarılı reklam kampanyaları düzenlenerek mağazaların satışlarını ve karlılıklarını arttırmak mümkün.

Veri toplamanın ötesinde, stok yönetim programlarının bu bilgileri kullanıcılarına düzgün ve düzenlenmiş şekilde sunması gerekir. Tüm bunların ne anlama geldiğini anlamak için çok uğraşmak zorundaysanız, veri sahibi olmanın ne anlamı var? Stok yönetimi yazılımlarının çoğu, ihtiyaç duyduğunuz önemli metrikleri sağlayan önceden tanımlanmış raporlara sahiptir. Yenilikçi stok takip programları ise bunu bir adım daha ileriye taşıyarak işiniz için önemli olan benzersiz bilgileri görmeniz için detaylı raporlar sağlamaktadırlar.

Sektörünüze bağlı olarak, yeni malzeme/ürün sipariş etme sürecini kısmen veya tamamen otomatik hale getirebilen stok yönetimi yazılımı kullanmak işinizi kolaylaştırabilir. En azından hangi ürünlerin stokta olmadığını bilmenizi sağlayan bildirimlere veya raporlara sahip olmanız işinize hakim olmanızı sağlayacak ve satış kaçırmanızı önleyecektir.

Bu tip stok takip programları herhangi bir cihazdan çalışabildiği için çalışanlarınız akıllı telefonlarına veya tabletlere indirebilecekleri bir uygulama sayesinde depoda ya da mağazada hangi üründen kaçar adet olduğunu sadece bir saniye içerisinde öğrenebilir. Bu sayede müşteriyi beden sorarken bekletmemiş olursunuz ve satış alma süreçlerini hızlandırabilirsiniz.

4– Çoklu konum ve/veya çok kanallı olmalı!

Mağazaların stok yönetimi zordur. Hele birden fazla şubeye sahipseniz stok takibiniz daha da zorlaşacaktır. Birden fazla şubeniz varsa veya yeni şubeler açmayı planlıyorsanız, stokunuzu yönetmeye yardımcı olacak tek bir program kullanmak çok daha mantıklı olacaktır. Aynı şey, e-ticaret için de geçerli. Hem fiziksel mağazanız var hem de pazaryerleri veya kendi siteniz üzerinden e-ticaret yapıyorsanız. Kullanacağınız stok takip programı ile tüm satış kanallarının stokunu kolayca ister ayrı ayrı ister bir arada yönetebilmenize olanak sağlamalı. Yatırım yaptığınız programın büyüyen işletmenize ayak uydurabileceğinden emin olun!

5- Kaliteli kullanıcı desteği ve eğitimi sağlamalı!

Bazı işletme sahipleri, kaliteli müşteri desteğini göz ardı ediyor. Halbuki, yeni bir mağaza programı satın aldıktan sonra gerçekleşmesini istediğiniz son şey, nasıl kullanılacağını anlamadan bir kenarda durmasıdır. Burada, kullanacağınız programın kullanıcı dostu olması kadar yazılım sağlayıcısının da gerekli eğitimi verdiğinden ve mesai saatleri içinde kapsamlı destek sunduğundan emin olun! Aksi takdirde programı gerektiği gibi kullanamaz ve zarara uğramış olursunuz.

İşiniz için en iyi stok yönetimi yazılımını bulmak kolay değil. Fakat artık araştırmanız sırasında hangi özellikleri aramanız gerektiğini biliyorsunuz. Küçük bir aceleci kararın size çok pahalıya patlayabileceğini sakın unutmayın.

Her kanalda kullanabileceğiniz bir stok takip programı: ikas!

Mağaza satışlarının yanında e-ticaret ile de uğraşıyor musunuz? Eğer cevabınız evet ise tüm stokları ayrı ayrı takip etmenin ne kadar yorucu olduğunu da biliyorsunuzdur. ikas kullanarak, hem fiziksel mağaza hem de pazaryeri e-ticaret stokunuzu tek uygulamadan kolayca yönetebilir ve takip edebilirsiniz. Otomatik stok güncellemeleri ve hızlı stok sayım özellikleri sayesinde, ikas ile stok yönetiminin angaryalarına harcadığınız vakti işinizi büyütmeye yönlendirin!

ikas’ı 14 gün boyunca ücretsiz denemek için hemen tıklayın!

Stok sayımı ve mağaza yönetimi hakkında ilginizi çekebilecek diğer yazılarımız:

Stok devir hızı nedir ve nasıl hesaplanır?

Mağazacılık Sektöründe Operasyon Yönetimi

SKU (Stok Kodu) nedir, ne işe yarar?